ポストイット（付箋）が便利！タスク処理には不可欠

タスク処理が抜けてしまうために、それを補うツールがポストイットですが、なぜ人は忘れてしまうのでしょうか。

アメリカの心理学者ミラーによると、1956年ごろの研究で、人は5~9個までの短期記憶しか保持できないと発表しました。そしてこの研究では、7桁の数字や、7つ連続したアルファベットなどの比較的簡単なものを対象に研究されています。
つまり、タスクとして「〇〇に○時に電話する」などの複雑なものになると、人が覚えていられるのは1~3つ程度なのかもしれません。

覚えが悪いと周りから言われたり、仕事を忘れがちな方は安心してください！人はほとんど覚えていることができません。そしてタスクというものは、覚えておく必要はほとんどありません。メモをしておいて、それをみてタスクをこなせば問題ないからです。重要なことは、覚えておくのではなく、忘れずにタスクをこなすことです。

ポストイットは、付箋の商品名です。特殊な接着剤で、貼って剥がしてを繰り返すことができます。付箋として用いられており、大きさが違うもの、色が違うもの、形が違うもの、様々な特徴を持った商品が発売されています。

ポストイットは、アメリカのスリーエム社の商品で、スペンサー・シルバーさんが開発しました。もともとは、付箋の開発を行なっていたのではなく、強力な接着剤の開発を行っていました。しかし、その失敗の中で、簡単に剥がれる接着剤という特殊なものが生まれました。これがポストイットとして利用されることになります。

ポストイットは、自分のタスクを管理するためだけに利用するのが一般的ではないでしょうか。しかし実は、他の社員を動かすためにも非常に有効な使い方ができます。

こちらは実際の社員が行っていた話です。
6人の部下を持つ管理職の方が、1日に30個以上のタスクを部下に指示をして、それら全てを完了したかを確認する必要がありました。しかし、自分が何の指示を出したのか、ましてや誰にその指示を出したのかをわからなくなってしまっていました。

上司として、部下にタスクを忘れないように指示をしなければいけない立場なのに、上司が忘れてしまうのです。ポストイットなどを利用しても、誰に何を指示したかなど、全てをメモしておくには、メモの時間が取られて、仕事も非効率的になってしまいます。そこで、上司が取った方法が画期的でした。

上司は、ポストイットにタスクを書き、それに番号を振って部下にポストイットごと渡しました。これをタスクが終わったものから回収し、最後に全てのポストイットが回収されていれば問題なくタスクが完了しているということになります。
番号を振ったのは、ポストイットが回収されていないのか、そもそも書いていないのかを把握するためです。1日に1から30までの番号を振られたポストイットが、「23だけ無い」ということになれば、漏れがあるとわかりやすいからです。

以上のように、ポストイットも活用方法を考えれば、さらに効率的なタスク管理を行うことができます。

建設業界では、マスキングテープを愛用している方も多いのではないでしょうか？建設現場では、マスキングテープを養生などで使用しているため、こちらを気軽に使うことも多いです。マスキングテープはポストイットのように、貼って剥がすことができるテープです。

建築資材に貼ることで、そこの部分の補修やチェックが入ったことを簡単に示すことができます。また、メモも書くことができるため、作業の引き継ぎにも便利です。おしゃれなマスキングテープも文房具用として多く発売されています。

人は多くのことを覚えておくことができません。
これは能力が低いからでも、仕事が向いていないからでもなく、人間の脳の仕組みそのものです。ミラーの研究が示す通り、短期記憶には限界があり、複雑なタスクを頭の中だけで管理しようとすること自体が無理のある行為だと言えます。

だからこそ、仕事において重要なのは「覚えること」ではなく、「忘れない仕組みを作ること」です。
ポストイットやマスキングテープといったシンプルなツールでも、使い方を工夫すれば、タスク漏れを防ぎ、仕事の精度とスピードを大きく向上させることができます。

特に、誰に何を依頼したのか、どこまで進んでいるのかを可視化することで、管理する側の負担は大きく軽減されます。
これはデスクワークだけでなく、建設現場のように人や作業が多く動く環境でも、非常に有効な考え方です。

仕事ができる人とは、記憶力が良い人ではありません。
自分が忘れることを前提に、仕組みでカバーできる人です。

身近なツールをうまく活用し、無駄なストレスを減らしながら、確実にタスクをこなしていきましょう。




※この記事はリバイバル記事です。