【今さら聞けない】事務に必須の「印鑑」まとめ

印鑑等ものは、実は民法上では、印鑑も契約書も必ず必要なものではありません。内容をお互いに承諾したメールなどのやり取りが証拠としてあるだけで、民法上の効力を発揮するものです。

では、なぜ印鑑を使っているのでしょうか？それは日本の慣習として、本人が確認して納得しましたという意思表示をするために印鑑を使っています。

昨今では、印鑑の必要性が問われ、印鑑がなくても問題ないとする企業も出てきています。しかし、まだ社外取引などで印鑑を必要としないとする企業は少ないです。わざわざ印鑑をいらない会社といる会社で文書を分けて作成することも面倒なため、印鑑を使っているというのが現状です。

そのため事務では印鑑を使う必要がないと思っていても、慣習で使用していると思います。実際に使っている印鑑の種類や、使い方についてご紹介いたします。

会社で使用する印鑑について5種類ご紹介いたします。
・代表者印
・角印
・法人銀行印
・認印
・ゴム印

手続き上は、代表者印があれば全て済みますが、紛失や盗難のリスクがあるためそれぞれ業務によって使い分けています。

法人登記の際に使用される印鑑です。代表者印は会社実印、法人実印などとも呼ばれます。印面には、外円に会社の名前が刻印され、内円に代表者名を刻印されているのが一般的なものになります。

会社の実印として使用されます。重要な契約書などの書類において押印されます。

会社の認印として使われます。認印であっても、実印と効力は変わりません。会社名のみが刻印されています。

発注書、見積書など一般的な書面や重要書面にも使われます。

法人銀行印は、会社の銀行口座開設のための届出印です。代表者印よりも、ひとまわり小さい円印が一般的です。

会社の実印が紛失した時などのリスクに備え、代表社印とは別のものを作成します。

日常的な業務において、認印が使われます。郵便物などで使用されます。

ゴム印とは、会社名・住所・電話番号などが記載された印鑑です。基本的に認印として使われ、手書きを行う手間を省くために使用されます。

印鑑は業務上、様々な書類に押しますが、場面に応じて使い分けをどのように行なっているのか、再度把握しておきましょう。

ここでは、記名押印、割印、消印についてご紹介いたします。

自筆での署名の代わりになるものを、記名押印と言います。印刷やゴム印などで氏名を記載してあるものに、印鑑を押すことで署名の代わりになります。

2枚の書類が対になることを証明するためのもの印です。契約当事者全員分の押印、原本と写しに対して行います。

消印は、領収書などの印紙を貼り付ける際に使用します。印紙の再使用を防ぐために用います。

印鑑は、リモートワークなどが浸透してきた際に、なぜ必要なのかが再度問われ、必要ないものではないかと話題にもなりました。民法上は印鑑というものはなくても問題がないものになります。しかし、慣習がそのままで企業間での取引で印鑑を無しにすることも抵抗があり、なんとなく印鑑を押しているということも多いようです。

印鑑はそれほど現代社会において、あまり意味を成していないものかもしれませんが、それぞれの印鑑には慣習に沿った使い方があります。もちろん銀行印などの手続き上必ず必要とされているものもあります。

印鑑の種類は、
・代表者印
・角印
・法人銀行印
・認印
・ゴム印
の5種類をご紹介いたしました。認印とは実印の代わりとして用いているものと覚えておきましょう。実印について知らない若者も多いです。

場面によって使い方が違うものもあります。記名押印という署名の代わりになるもの、割印、消印といった契約でなくても使う印鑑などもあります。意外に知らなかった印鑑もあるのではないでしょうか。