住宅事務の9つの仕事内容
事務仕事は一つ一つは難しい仕事でない場合が多いですが、様々な業務をこなして社内全体の業務んを円滑にする役割をします。ただ目の前の業務をこなすのではなく、全体を把握して1つ１つの仕事を繋げて処理していくことが求められます。ここでは大きく9つに分けて仕事内容をご紹介いたします。
1.土地情報を社内の書式に合わせる
不動産屋から土地の情報などが送られてきます。不動産屋は何社ともやり取りをするため、全ての会社から送られてくる資料が別々の書式になっています。そこで社内の決まった書式に合わせる必要があります。また、お客様に見せる資料になるため、わかりやすく作り直す必要があります。お客様ごとに資料を付け加えたり、欲しい情報をプラスして作成することもあります。
2.電話対応
お客様や取引先からの電話対応になります。基本的には取次をします。お客様から工事に関する問い合わせ、契約・お支払いに関すること、取引先からは内容変更、営業に問い合わせなどがあります。事務員が電話内容をしっかりと把握して各担当者に繋ぐことで業務がしやすくなります。
3.住宅展示場での受付
住宅展示場では受付を行ったり、お客様のご案内を行います。お客様へのご提案は営業が行いますが、展示場でお客様が来ない場合は玄関先などで呼び込みを行うこともあります。
4.住宅展示場の掃除・整理やポップなどの作成
住宅展示場は汚いとお客様も購入意思が無くなってしまいますので重要な仕事です。インテリアの整理やポップを制作したり、玄関先の垂れ幕などを準備したりします。
5.お客様へのお茶だし
事務所や住宅展示場でのお茶出しになります。お茶出しも担当者が行えばいいのではないの？と思われるかもしれませんが、事務員が行うことで、お客様をお待たせする時間が減ります。この間に担当者が内容に応じた資料等を準備することができるのです。
6.チラシの作成・印刷、郵送
お客様へお渡しするチラシなどを作成し、何百枚と印刷し、ポスト投函に用いることもあります。各お客様へ資料を送付する際も、郵送手続きを事務員が行います。
7.営業の補佐
営業のお客様とのやり取りの記録や、営業に指示された資料の作成などを行います。
8.集計作業、スケジュール管理
営業実績の集計作業などを行うこともあります。また、事務所の来店人数も限られているため、お客様のアポなどが被らないよう事務所のスケジュール管理を行うこともあります。
9.その他社内イベントの雑務
社内で表彰イベントなどを行う際、その準備を行います。
勤務場所は事務所、住宅展示場に直行や本社勤務の場合も
一般的には事務所勤務で、土日は住宅展示場に直行直帰するという場合が多いです。大手のハウスメーカーなど、本社勤務の事務員の場合はPC作業や雑務がメインになります。住宅展示場に出社する場合は、駅から離れている場合も多いため車の免許を持っておいた方が良いでしょう。会社によっては社用車を貸してくれるところもあります。
求人募集の見方と例
求人募集では、勤務地、給与、残業有無、各種手当、福利厚生を確認しましょう。基本給と手当で総額いくらになるのか、先輩事務員の方でどのような手当てをもらっている方がいるかなど、転職の際には人事に細かく聞くようにしましょう。聞く項目を決めておくことで数社で比較することができます。
『募集例』
・募集職種
営業事務
・勤務地
東京都〇〇店
神奈川県〇〇店
大阪府〇〇店
・給与
基本給18万円〜（相場はこのくらいです）
・勤務時間
9:00〜18:00（実働8時間）
残業はほとんどありません
・応募資格
高校卒業以上
PC操作に慣れている方（基本的なword、excel操作ができれば問題ありません）
・雇用形態
正社員
・福利厚生
住宅手当など
・休日休暇
完全週休二日制（火・水休み）
年間休日105日
イベント休暇など
採用されるためのポイント
住宅事務は離職率が高い職種ではありません。そのため求人募集もそこまで多くないです。数人の志望者の中から採用されるためのポイントについてご紹介いたします。
・住宅関連の知識を勉強しておく
建築などの専門知識というものは必要ありません。ここで勉強しておくのは、住宅情報サイトです。住宅情報サイトに載っている専門用語はおおよそ10個くらいしかありません。これらを調べておくだけで採用されやすくなります。
・住宅事務の仕事内容を把握しておく
採用担当者にあなたが仕事内容を把握しており、このように円滑に進めたいと思いますと伝えるだけで好印象です。たとえ未経験でもネットからの情報を頼りに、採用担当者に質問しながら、全体を把握して業務を進めると伝えるのが良いでしょう。
・PCスキルがある（基本で大丈夫）
word、excelを使って文書や簡単な計算式が扱えるだけで大丈夫です。これだけのことをわざわざできますと言わない方も多いです（当たり前すぎて）。しかし、採用担当者にはどのようなことまで問題なくできるかはハッキリと伝えましょう。できない可能性もあると思われないためです。採用担当者も志望者から何ができるか教えてくれれば、採用してからできなかったということにならないため安心です。
