住宅設計士の仕事術|電話・メールの使い分け

住宅設計士の仕事術|電話・メールの使い分け

住宅設計士は、デザインをする上で、メールに設計図や写真を添付したり、細かい内容は電話をしたりとどちらも使う必要が出てきます。メールだけであれば簡単ですが、電話もしなければいけない状況が多くあります。それらについてどのような情報はメールで、何を電話にしなければいけないのか、判断がつきづらい事項も出てきます。この記事では、仕事をスムーズに進めるためにどのようにすべきかお勧めの方法をご紹介いたします。


電話・メールどっちがいいの?

電話とメールは、メールの方が良いです。メールを主に使うようにしましょう。メールは確認する時間を拘束しないので、相手にとっても都合が良いですし、記録として残るため言った言わないのトラブルも避けることができます。

電話は、情報伝達としてはその場ですぐに確認が取れ、仕事がスムーズに進みます。業者連絡などは、電話の方が早くて楽な場合もあります。しかし、お客様とのやりとりでは、電話だけだとお客様が勘違いをしていたりします。専門用語や段取りを理解している業者ならまだしも、お客様はそれらを基本的には把握していません。そのため電話だけの確認は控えた方が無難です。

また、電話とメールでは、メールの方が圧倒的に仕事の時間を取りません。電話は1回すると30分などの時間を取られることも多いです。電話の最中に相手側が他に聞きたいことなどを考えたり、電話の最中に調べ物をしたりと時間を取られます。メールであれば、簡潔に要件だけをまとめることができるので効率的です。

つまり電話を多くしている方は、業務の効率が悪いとも言えます。仕事の時間を最小限にし、効率的に動くように意識しましょう。

細かいニュアンスは電話でないと伝わらない

住宅設計士は、デザインの打ち合わせも多いです。こちらはメールだけでは伝わりません。基本的にはメールで資料などを送付して、電話で細かい打ち合わせを行うこともあります。

細かいデザインの打ち合わせなどは、無理にメールで行うのではなく、電話で行うようにしましょう。電話の際にも、事前にメールでどのような打ち合わせを行うのか、どのような順序で打ち合わせを進めていくのかについて、共有しておきましょう。また、不明点や、準備しておいて欲しいものなどを事前に決めておくことで、電話打ち合わせの時間を短縮し、簡潔にわかりやすい会議にすることができます。

注意!電話とメールで情報過多に

電話とメールのやり取りにルールを決めていないと、必ず陥るトラブルがあります。情報過多になってしまい、何を確認したのかわからなくなってしまうことです。特に、同じ項目の変更があった時などが注意が必要です。

電話とメールでやりとりをしていることで、時系列がごちゃごちゃになってしまうことがあります。こうなってしまうと、変更箇所がどれに最終的になったのかがわからなくなり、その確認で再度時間を取られてしまったり、最悪の場合にはトラブルにもなります。

電話とメールでやり取りを行う場合には、これらに最新の注意を払いましょう。

お勧め解決法!メールは議事録にする

電話とメールのやり取りで、トラブルにならない解決法は、メールを議事録代わりにすることです。

メールは通常通りの連絡で、電話をした際に、その後にメールを再度送る方法です。電話内容をメールにまとめたものを共有することで、打ち合わせ内容の認識の相違が無いようにし、なおかつ時系列で内容を更新することができます。

電話で打ち合わせをしている際に、会話内容を過剰書きでメモ、もしくはPCでその場で打ち込んでしまいましょう。電話が終わったらすぐにメールを送信することで、実質業務時間をほとんど消費しません。効率的に、なおかつスムーズに業務が進行することを実践していきましょう。

まとめ

住宅設計士の仕事は、電話とメールの使用が多いですが、基本的にはメールを主な情報伝達ツールにすることをお勧めいたします。
電話打ち合わせの場合には、メールで事前にどのような内容を話し合うのかを共有し、効率化を図りましょう。電話は細かいデザインのやり取りに有効活用しましょう。

電話とメールで情報の時系列がわからなくなったりしないよう、メールは議事録として使うことをお勧めいたします。電話内容も全てメールに残しておくことで、相手側も内容を確認しやすく、電話でニュアンスの理解の仕方が違った場合なども、すぐに修正することができます。

これらの点に注意して業務を遂行することで、効率的にミスなく仕事を進めることができます。少しでも皆様のご参考になれば幸いです。

関連するキーワード


住宅 設計

関連する投稿


住宅設計士は現場を知らない!?迷惑な設計士にならない方法

住宅設計士は現場を知らない!?迷惑な設計士にならない方法

住宅設計士は、建築士の資格も持ち、住宅建築の専門家です。しかし、実態としては工事現場の状況や、具体的のどのように工事が進んでいくのかをほとんど理解していない設計士も多いです。設計士は設計が仕事であって、現場見学を何日も行ったり、積極的に現場にくる方というのは少ないです。現場は、現場監督や職人が管理するもので、設計士は行く必要がないと考えている人が多いです。ただ、このような設計士は一般的に現場では迷惑で嫌われます。このような嫌われる特徴、そうならないためにどのような仕事をすれば良いのかをご紹介いたします。


住宅設計士はこれを読め!おすすめ本6選

住宅設計士はこれを読め!おすすめ本6選

住宅設計士は常に新しい情報を取り入れつつ、歴史的建築物などの知識も豊富であることが提案力を身につけるために必要です。設計士として読んで良かった書籍を6つご紹介いたします!本を読む際に、実際に仕事でどのように活かせるのかを考えながら取り入れていきましょう。資格の勉強のようにただ覚えるのではなく、どのようにアウトプットするかが大事です。


【設計者の道】住宅設計の失敗事例|ヒアリング不足・スキル不足

【設計者の道】住宅設計の失敗事例|ヒアリング不足・スキル不足

住宅設計は明らかな失敗というのは、不良設計くらいで、多少のトラブルなどは施工でカバーするなどしてそこまで問題になることはありません。万が一工事途中で変更せざるを得ないときでも、設計を途中変更して完成まで持っていきます。しかし設計者として大事なのは、細かい失敗にどれだけ気づくことができるかです。もっと良くできた、こうすればよかったと後から気づくことができて成長します。決して失敗した住宅を建てているわけではなく、更なる成長のための気づきです。この記事では、具体的な事例などをご紹介していきます。


住宅設計士の提案方法|施主様の予算、スケール感を重視しよう

住宅設計士の提案方法|施主様の予算、スケール感を重視しよう

住宅の設計において、施主様の要望を聞くことはもちろん大事です。しかし、全ての情報を取り入れようとしてしまうと、チグハグなこの住宅で良いのだろうかという悩みにぶつかった方は多いのではないでしょうか。設計する上で、まずはどのような情報を優先して取り入れ、どのように提案していくかは非常に重要です。この記事では、住宅設計士の提案方法についてご紹介していきます。


住宅ローンの定番「フラット35」とは?特徴や銀行ローンとの違い

住宅ローンの定番「フラット35」とは?特徴や銀行ローンとの違い

住宅を購入する際、多くの人が利用する住宅ローンですが、なかでも定番といえるのは「フラット35」になるでしょう。 「フラット35」の最大の特徴は「固定金利型」であることです。 「固定金利型」であることで、借り入れの時点で返済金額がわかり、また計画も立てやすくなります。 また、この他にも民間銀行が取り扱う住宅ローンとは異なる特徴があるため、知識として理解しておくとよいでしょう。 そこで本記事では、「フラット35」の特徴や銀行ローンとの違いについて徹底解説したいと思います。


最新の投稿


住宅会社の事務書類は複雑!見積書・請求書・完工書など

住宅会社の事務書類は複雑!見積書・請求書・完工書など

住宅会社は工事を行う上で、メーカーや施工業者など複数の取引業者がいるため、事務書類も複雑になります。今まで事務職を経験していた方でも、どの書類が何に使用されているのか、全体の流れも把握していない新人は、何がなんだかわからない!という方も多いです。この記事では、住宅会社の取引関係から、まず何を把握すれば良いのかについてご紹介いたします。また、完工書などの書類についてそれぞれご紹介いたします。


【今さら聞けない】事務に必須の「印鑑」まとめ

【今さら聞けない】事務に必須の「印鑑」まとめ

住宅会社の事務に限らず、どこの事務でも印鑑を使用します。社内文書だけでなく、社外との取引関係で契約書、見積書、様々な場面で使用されます。印鑑は法的な効力がありますが、どの印鑑をいつ使えば良いのか、なぜその印鑑を使うのかについて知らないという方も多いのではないでしょうか。この記事では、会社で使う印鑑の種類や、どの場面で使用すれば良いかについてご紹介いたします。


【体験談】住宅会社の事務職はツラいよ?良いところ辛いところ

【体験談】住宅会社の事務職はツラいよ?良いところ辛いところ

住宅会社の事務員として、実際に働いた感想としては、普通の会社の事務より辛かったです。住宅会社は建設業界であり、建設業の仕事は非常に専門的で、なかなか難しいと言えます。ただ、事務員のスキルが高い女性は少なく、それでいて事務の求人は多いため、スキルを身につければ職に困らないとも言えます。体験した内容から少しでも皆様の参考になれば幸いです。


住宅会社における事務職の種類(総合・技術・営業)

住宅会社における事務職の種類(総合・技術・営業)

事務職はどの会社でも必要な業務を担う重要な仕事です。事務がいることで他の実務が円滑に進みます。住宅会社での事務は、実は様々な業務があります。住宅工事がとても複雑であるだけでなく、営業、施工外注、不動産など様々な業者、お客様とやりとりをするため、連絡だけでも煩雑になります。住宅会社での事務はどのような仕事を行なっているのでしょうか?この記事では大きく3つに分けてご紹介いたします。


【おすすめ資格5選】住宅会社の事務員に役立つ資格はどれ?

【おすすめ資格5選】住宅会社の事務員に役立つ資格はどれ?

事務員が有能であれば、仕事も非常に捗ります。住宅会社の事務としてレベルアップを図りたいという方も多いと思います。しかしただ建築士の免許を取っても、設計士や施工管理技士になるわけではないため、あまり実務では必要とされないかもしれません。そこで、事務として取得してレベルアップになる資格についてご紹介いたします。