【業務効率化】住宅営業・事務・現場監督の仕事が手一杯になってしまう

住宅営業・事務・現場監督は、仕事ができる人でも、なかなか業務が終わらなかったりします。また、他の人はできているのに、異常に要領が悪い人もいます。住宅関係の仕事がタスクが多くなってしまうのには理由があります。

・関係業者が多い
　下請け業者が、1棟建てるのに10社以上関わる。
・現場仕事は急なタスクが発生する
　現場工事は、その日のうちに解消しなければならないタスクが発生します。
・複数の現場の管理を行う
　営業であっても、事務であっても、複数現場の状況を把握する必要があります。
・PCを使った作業が下請け業社ができない
　下請け業社は、いまだにアナログな方法でしかやりとりができないところもあります。

以上のように、1つのプロジェクトについて進行しているというわけではなく、複数のプロジェクトが比較的緩やかに進みつつも、急な対応が迫られることもあるという状況にあります。また、アナログな対応が必要な業者もいます。そのため、住宅関係の仕事は、タスクが多く仕事が終わらないといった状況になります。

まず、仕事の流れを整理します。ここで、自分の仕事の流れを整理するのではなく、会社全体としての仕事の流れを整理します。自分の仕事のみを整理しても、効率的な働き方に気づかなかったり、臨機応変な対応ができなくなります。

一般的な流れを列挙します。
↓広告作成、広告投稿、住宅展示場など
↓反響営業、メール電話対応
↓お客様打ち合わせ
↓契約
↓工事発注
↓工事監理
↓土壌改良、基礎工事など
↓構造組み立て、屋根外壁
↓内装、電気工事など
↓引き渡し
↓経理

これ以外にも細かい仕事は、様々ありますが、大まかに列挙してみましょう。そして、自分の仕事がどこに関わっているのか、その仕事はどこから発生しているのかを詳細に考えていきましょう。

ここからは、自身の仕事内容を細かく流れに沿って列挙していきます。そして、そのどの時点でトラブルが起こっているのか、どのようなトラブルが起こっているのかについて全て書き起こしてみましょう。

例えば、工事受注し、着工前にお客様から、「工事日程やその他注意点などについて教えてほしい」とよく電話が来ているとします。こういった電話対応も30分などを費やすこともあり、急なタスクになっているため、業務を圧迫します。
これを解決するためにはどうしたら良いでしょうか？解決策として、着工1週間前までに、工事の注意点や日程連絡を書類やメールで送付しておきます。そして、工事3日前にお客様に必ずお電話をして、着工確認と不安な点などが無いかについて連絡します。このように事前に対策をすることによって、電話対応も5分もかからずに済むことが多いです。

1つ1つの業務にどのくらいの時間がかかっているのか、それらを減らすためには何をすれば良いかを考え、事前に準備するだけで、業務量は減らすことができます。

タスクを朝に確認せずに、そのまま仕事に取り掛かり、各タスクを思い出しながら業務を行なってしまう方がいらっしゃいますが、仕事に慣れていない方はこの方法はやめた方が良いです。
必ず朝に、タスクを全て書き出し、それらの時間目安も決めておきましょう。このタスクを全て把握しておくことが非常に重要です。

一度頭の中で整理したことを、実際に行うことは比較的簡単ですが、その場その場で対応することは必ず忘れてしまうなどのミスが起こります。朝のタスクを確認する習慣は、つけた方が良いでしょう。このときに、間に合わない業務などをあらかじめチェックしておくことで、その業務に当たる労力を配分することができます。

自分1人の仕事として、何も考えずに作業していると、実は非効率的になっていることがあります。別の業務を行なっている方に、依頼をした方が、その方にとってもあまり負担にならずに業務を行うことが可能な場合もあります。

このように、各個人が全体の仕事を把握して、効率的な業務遂行を行なっていないと、気づいた時には無駄な仕事を多くこなしている場合もあります。一つ一つの業務を整理し、時間がかからないような準備や方法を考えるだけで、1日の仕事量が2時間以上減ることもあります。ぜひ一度見直してみましょう。