住宅業界の煩雑な仕事
住宅業界は関わる人が非常に多いです。イメージでは、営業、施工管理、職人、設計、などの関わりで、営業は施工管理と設計だけ、施工管理は設計と職人だけの連絡で済むと思っている方も多いかと思います。しかし実は違います。営業は、設計、施工管理、職人（職人といっても、大工・土木屋・電気屋・設備屋と多くの人）と関わりますし、施工管理も営業、職人、設計と関わります。しかもそれぞれの部署の人間がお客様と関わりますので、同時に多くの人が様々な連絡網を持って仕事が発生します。
これだけ煩雑な仕事は珍しいのではないでしょうか。例えば製品開発の仕事であっても、順序通りに部署を通過して仕事は進むことが多いと思います。しかし、住宅業界の場合、設計・契約の段階では同様に順序通りに仕事が進みますが、施工開始してからはまた設計や営業も関わる必要が出てくるため、同時に多くの人が関わることになります。
■新人は専門用語にも苦しむ
仕事が煩雑な上に専門用語も飛び交います。このせいで仕事の煩雑さは10倍になります。しかし、専門用語は理解が難しいものというわけではなく、単純に固有名詞のことが多いです。そのため一度聞いてしまえば簡単です。
つまり、わからない単語が出てきたときには、すぐに聞いて解決しましょう。その上で仕事を進める上で大事な工程はなんなのか。それを理解し、煩雑に見える仕事を一つ一つクリアしていくことがコツになります。
タスクの再確認（相互でタスク共有）
タスクは会話の中から生じます。必ず会話の最後にタスクを確認しましょう。そして相手とタスク内容の共有をすることがミスを防ぐことになります。多くの人が関わり、タスクも増えていく中で、タスクがあったことを忘れる、そもそもの内容に間違いがあるなどがよく起きます。そしてやっかいなのが、相手も多くのタスクを抱えており、どんなタスクだったのかを間違えて把握している場合もあります。そのため必ず相手とタスクの共有をしましょう。
■タスク共有の方法
・タスクを聞き返して確認をすること
一番アナログなものとしては、まずこれが一番の基本でどのような相手にも行うようにしましょう。
・ラインなどのメッセージを残す
ラインであればトークに残し、ノートに残しておくのも良い方法です。使用するものはなんでも良いので、必ず文字で残しておくようにしましょう。
・連絡アプリを使用していればそちらに残す
chatwork、slack、line、様々なアプリを使用して連絡を取っているかと思います。これらのタスク機能などを用いるのも良いです。
■タスクの共有すらも実は煩雑
タスク共有は社会人として当たり前で、すごく簡単なこととと思う方も多いかもしれません。しかしこれも実は難しいのです。なぜなら社内の人間だけならまだしも、お客様、職人は連絡手段が全て異なっている場合もあるためです。line、slack、chatwork、手書きのメモ帳、全てを使用してタスクを管理すると考えたとき、その煩雑さが理解できるかと思います。
連絡手段優先順位：電話→メッセージ→直接
タスクが発生した時に連絡する際は、まずその場ですぐに行うことです。10個もタスクがあれば、管理できていないと必ず1つ忘れるか、期限を過ぎてしまいます。連絡を即時に行う方法の優先順位は、まず電話です。電話に出ない場合、メッセージを残します。そして、それでも相手から連絡が来ない場合直接会って連絡をしましょう。
■<ポイント>相手から連絡待ちの状態にする
連絡事項のタスクをこなす際、必ず自分からアクションを起こし、相手から連絡が来ていないという状況にしましょう。このようにすることで、自分が忘れていても、相手から何かしらの連絡がきます。そのときにタスクを思い出せば良いのです。自分からアクションを起こしていて、相手から連絡がなかった場合、相手の責任になりますので、自分の精神的負担も少なくなります。もちろん相手の責任になったところで仕事はうまくいっていないのでアウトですが、精神的負担が少なくなることで、タスクを忘れるという事態が起きにくくなります。
※この記事はリバイバル記事です。
