ビジネス書類とは
ビジネス書類とは、業務上、関係各所に連絡事項を伝達するための書類です。見積書、請求書といった会社でテンプレート化しているものから、会議内容の議事録、会議などへの招集、簡単な伝達事項なども書類として発行することもあります。
文書を作成する理由は、主に以下です。
・文書として証拠を残す
・正確な伝達ができる（電話による聞き間違いもない）
・伝達を行なった日付を記録しておける
・大勢に伝達できる
簡単な伝達事項で、例えば会議日程の伝達をする必要があったとします。電話で簡単に済むことですが、先方の聞き間違いで日程が違く伝わっていることもあります。また、聞き間違いをしていないにしても、先方が日程を忘れてしまうこともあります。また文書として送付しておくことで、先方が印刷して保存しておくことで忘れることも少なくなります。
日付や伝達内容の記録が残っていることで、複雑な伝達事項を相手と共有することができます。また、伝達事項に変更があった際にも日付の記録があるため、その更新記録としても活用できます。これによりいつ伝達したかが明確なため、連絡事項の相違が生じにくくなります。
ビジネス書類の基本ポイント
ビジネス書類は、Wordで書く場合が多いと思いますが、どのようなポイントがあるでしょうか？
・書くべき要素
・意識するポイント
この2点について順番にご説明いたします。
■書くべき要素
ビジネス文書を書く際、書かなくてはいけない要素は、
・宛名
・日付
・作成者
・タイトル
・概要文
・詳細
・締め
書くべき要素は、基本的には以上になります。どれか一つが欠けてしまうと、ビジネス書類としてわかりにくいものとなってしまうため、これらはテンプレート化しておきましょう。
■意識するポイント
ビジネス文書を書く際に、意識するポイントをご紹介いたします。
①相手を意識する
相手との関係性や、専門知識などを意識した文書内容にする必要があります。専門知識レベルが違う複数の相手に向けて伝達する場合には、〇〇向け、などとして詳細文書を分ける方法もあります。
②結論を箇条書きにする
伝達事項はできるかぎり、わかりやすく端的に書いてあることが望ましいです。文章での説明とともに、箇条書きでまとめてある方がよりわかりやすいです。
また、箇条書きなどを最初に描き、詳細の文章は後から書いた方がわかりやすいです。
③1つの文書に1つの要件
要件ごとに文書は分ける方が望ましいです。様々な要件が1つの文書に入ってしまっていると、内容が複雑になり、わかりにくくなったり、伝達の相違が起きることがあります。また、日付ごとの伝達内容や、新たに要件が発生した場合にもどの文書のことなのかわかりにくくなってしまいます。
④5W3Hを入れる
5W3Hを入れているのかを確認することで、書く側が必要事項の書き漏れを防ぐことができます。
5W3Hとは、When（いつ）,Where（どこで）,Who（誰が）,What（何を）,Why（なぜ）,How（どのように）,How many（数量）,How much（費用）になります。
どの項目をどこに書くかなどを統一したテンプレートを用意しておくことで、毎回の文書作成も楽になりますので、まず1つ完成させることが望ましいです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？ビジネス文書は、日付、伝達内容の証拠を記録しておくために非常に便利なものです。中でも日付の記録は、伝達事項に相違があった際のトラブル防止や、内容を更新した際に確認しやすいものになります。
文書に書くべき要素は、・宛名・日付・作成者・タイトル・概要文・詳細・締め、といったもので、同じ形式であるほど、見やすくなるため文書ごとにわざわざ形式を変える必要はありません。
文書を書く際に意識するポイントは、
①相手を意識する
②結論を箇条書きにする
③1つの文書に1つの要件
④5W3Hを入れる
です。
書き手が意識することは多いですが、テンプレート化して要件ごとに必要のない項目は削除するという方法をとれば、書き漏れなどのミスも無くなります。
ビジネス文書は、普段から書き慣れているのものではないので、頭を悩ませることも多いですが、基本事項を抑えれば簡単に書けるようになりますので、ぜひご参考にしてください。
