現場監督はホワイトに働ける！？最強の業務効率化

働く時間を減らさなければいけないと考える

まず、考え方を変えれば大体のことはできます。働く時間を必ず定時にしなければならないと会社に命令され、残業したらボーナスも全てカットすると言われたら、定時に帰る社員が増えます。業務量を同じ量をこなしていたとしても定時に帰る社員が増えます。

理由は、実は工夫すればなんとか残業しなくても定時までに終わらせることができるためです。毎日残業しなければ仕事が回らないということはほとんどありません。仕事を進めるために、限られた時間で何とかするものです。重複していた業務を徹底的に無くしたりすることで意外に単純なことで改善します。

現場監督として定時に帰るために、まずはこのように考え方から変えましょう。

現場監督も原価に計算する

現場の原価管理は、業者や資材の原価について算出しますが、現場監督の原価は普通計算しません。会社の利益から引かれているものだからです。しかし、現場監督は自身の稼働についても原価として仮に計算してみてください。

すると、いつも計算しているのと同じように、無駄を省き、なぜ時間がかかっているのか、不必要な工程を無くし時間を効率的に使うことができるようになります。

最強の業務効率化3選

現場監督が業務の効率化を図るために、何を具体的にすれば良いのでしょうか？ここでは主なもの3つをご紹介いたします。

・連絡はラインかメール
・休日を周知する
・仕事を他人に振る（責任を分散する）
これをするだけで1日の時間が2時間以上節約できます。休日も仕事をしなくて済むようになります。また、周りの方も同じように業務の負担が減ります。他人に押し付けて自分の業務が減っているのではなく、自身の業務も減ることで周りの業務も減っています。

それでは1つずつご紹介いたします。

■連絡はラインかメール

連絡は電話を使用している方がほとんどです。しかし業者に電話をするだけで1件につき5分、1日で10回電話をすることもおいです。つまり、電話業務だけで1日のうち1時間を使用していることになります。

現場監督はそれだけ連絡事項が多く、連絡業務だけで時間を使っています。しかし、これらをラインかメールにするだけで、半分以下の所要時間になります。周りにラインもしくはメールでやりとりするように伝えましょう。

また、施工管理アプリのメッセージなどを使用することもあります。実はこれら電話でない連絡手段は、非常に大きなメリットがあります。それは、複数人に同時に連絡事項を伝えることができるということです。

4つの業者や職人に工程の連絡をする際、4回の電話を行う必要があります。しかしメッセージであれば、1回で済みます。つまり所要時間は1/4になります。電話は緊急時だけの連絡ツールとしてしまいましょう。

■休日を周知する

休日に仕事をすることは、非常に効率が悪いです。仕事のモードになっていないことと、資料が手元にないことがほとんどだからです。現場監督も、職人も資料がなく打ち合わせがいまいちできない状態で話をするのは非効率です。

業者、職人、お客様に対して現場監督の休みはいつなのか伝えるようにしましょう。休日に連絡をわざわざする方はお客様もいらっしゃいません。そのように休日に連絡してきた場合、その方が非常識であるという感覚を持ちましょう。一般的にもそのように考えられています。

休日をお客様にわざわざ伝えない現場監督もいます。しかし、お客様のことを考えれば伝えなくてはいけません。休日に電話連絡をするような非常識な人にみんななりたくないのです。休日だと知らないから電話をしてくるだけで、休日に連絡をしてしまったら悪いことをしてしまったとお客様は考えてしまいます。

つまり、周りの方のためにも休日をしっかり伝え、緊急時の場合は電話をして伝えてくださいと言えばより丁寧な対応と言えるでしょう。

■仕事を他人に振る（責任を分散する）

自分だけで仕事をこなそうとすることは、業務の非効率を招きます。本来は職人がやれば早いものや、お客様で気をつけなければいけないことなども中にはあります。

そこで、業者やお客様に責任を分散する方法をとってみましょう。どういうことかと言うと例えば、業者と現場監督についてご紹介します。

現場監督がチェックしなければならない工程で、現場監督がうっかりその日時を忘れており、確認漏れがあった場合、現場監督のミスになります。しかし、現場監督から事前に職人に「この工程は現場監督がチェックしなければ、次の工程に進んでしまうことは許されません。なので、前日のうちに明日この工程をやりますと伝えてください。」と事前に伝えます。
この場合、現場監督がチェックできなかった場合、誰の責任でしょうか？職人のミスになります。

これは職人のせいにしたいということではありません。職人が責任を持って伝えてくれるため、現場監督のスケジュール管理が比較的楽になり、時短になります。また、忘れる確率も低くなり、後で余計な仕事が増えることも無くなります。

またお客様とのやり取りで、「この建材の色をいついつまでに決めないと、対応できないので工事は進んでしまうので気をつけてください。」と伝えてみましょう。色などで迷っているお客様にこう伝えると、お客様の方から納期に間に合うように段取ってくれます。

このように伝えないと、「なんで現場監督さんがちゃんと発注のタイミング教えてくれなかったんだ」とクレームになります。お客様に責任感を持たせ、自ら仕事をしてくれるようにします。

以上のように、業務はやりようによって簡単に減らせることができます。また、相手の業務も特に増えているわけではありません。少しでも業務効率化の参考になれば幸いです。