住宅設計士の報連相｜なぜか上司に伝わらない

報連相は、「報告」・「連絡」・「相談」を略したものです。報告は、与えられた仕事の進捗や、トラブル、今後発生するスケジュールなどを伝えることを言います。連絡は、決定事項などを関係各所に伝え、なおかつそれが実行されるように段取りすることを言います。相談は、不明点や自身で決定権がない事象に対して行われるものです。

これらは、仕事を円滑に問題なく進めるために不可欠とされています。報告をしないと、仕事が止まっている部分に気づかない、トラブルに対応するのが遅れるといった業務に支障が出ます。連絡をしないと、関係各所が業務を実行する段取りを組むことができないです。相談をしないと、勝手に裁量がないものまで判断してしまい、あとで取り返しのつかないことになる場合もあります。

このように報連相は、業務を円滑に進めるために正しく行わなければ、仕事が成り立たないというほど重要なものです。

報連相は、わざわざこのような言葉が浸透しているということは、できていない場合が多いからになります。全員が当たり前にできることであれば、このような言葉はわざわざ言わないでしょう。ではなぜ報連相は難しいのでしょうか。

報連相が難しい理由は、仕事全体を把握し、どこでトラブルになってしまうかなどを把握していなければ、実はできないからです。このような全体像を把握している上司から、報連相をしっかり行うようにと言われるわけですから、そのレベルでできなければいけないのです。

つまり、報連相が完璧にできているということは、上司と同じ仕事ができるようになっているといっても過言ではありません。報連相ができないと注意された新人は、仕事の全体像を把握することと、実際のトラブル事案を共有してもらったり、トラブルになる場合をイメージしてみましょう。
なぜそれを報連相しなければいけないのかについて考えることも、報連相ができるようになるための近道です。

住宅設計士は、具体的にどのような報連相が求められているでしょうか？設計士の場合は、デザインを伝えるという抽象的な考えを共有するので、報連相がよりレベルの高いものになります。コツは、考えを道筋に沿ってそれらを伝える方法です。

また、安全・性能・コストといった設計の肝となる面に関しては絶対にミスがあってはいけません。これらについては、入念に上司と確認打ち合わせを行う必要があります。

デザインなどの報連相は、考えを道筋に沿って伝えてみましょう。例えば、模型などを作って上司に確認してもらうとします。「このデザインいかがでしょうか？」これでは上司はどこを確認して、全体的にイマイチだと思うところを指摘するだけになります。
しかし、これではせっかくあなたが考えたデザインについて、上司は理解せずに感想を述べるにとどまってしまいます。

そのデザインをするに至った、核となる部分を示し、それに付随した建材の実物や色、配色関係、事務所の設計方針などを順序立てて説明できるようにしましょう。そうして初めて上司がデザインという業務をどのように遂行し、出来上がった形がどのような経緯で考えられたのかを把握できます。

また、上司にどういった点に注意して確認をするかなどを、あらかじめ聞いておくことも重要です。上司と言っても1人の人間ですので、完璧に部下を理解して確認することはできません。お互いにどこの点について話し合うかを決めておくことは、会議をする上で必要なことです。

安全面では、デザインの都合で特に施工時に落下事故を防止するための対策を行わなければならないことなどを相談しましょう。安全対策にもコストがかかり、全体に影響を及ぼすこともあります。

性能面では、特に雨漏りに注意する必要があります。天窓や特殊な形の屋根など、雨漏りの危険性が高まるデザインを採用する際には注意が必要です。

コスト面では、特に設計変更について注意が必要です。クライアントから設計変更の要望が来ることは多いです。その際にコストについても事前に伝えておきましょう。変更することでコストがかかることなどをクライアントに伝え、その前に上司に相談必要があります。コスト管理は事務所の経営に関わることなので、第一に考えて行いましょう。