FAXでやり取りする内容とそのメリット
建設業界では、全ての内容を電話とFAXを用いて連絡を行なっている業者が多くいます。どのようなやりとりを行なっているかというと、
・図面
・見積書
・日時の連絡
などになります。では、これらの連絡をなぜFAXを使っているのかをご紹介いたします。
■図面
施工図や設計の仕様書などをFAXで共有します。他の業界であれば、メールでのファイル添付や、クラウド共有を行えば良いのでは？と思うかもしれません。しかし、建設業界ではFAXを使用します。
理由は、現場で印刷したものを使用するためです。メールできてもそれをいちいち印刷して管理するのは面倒で、最初から印刷されてくるFAXの方が便利なのです。また、図面データだけがきても不便で、その図面データの中に送信日時や送信者、その他情報が1枚にまとまっている方が管理もしやすく、間違いも起きにくいです。
IT化したツールを使えない職人が多いというのもありますが、業務としてはFAXを利用した方が便利なことは間違いありません。そのためIT化が遅れている、中途半端にIT化すると逆に不便になると言えます。
■見積書
見積書は、手書きのものをやり取りすることも多いです。なぜなら現場を確認しながら数量を拾っていきます。その際にわざわざPCを開いて入力するということは邪魔になるのでしません。手書きの見積もりを取引先にそのまま転送できるFAXは非常に便利なのです。
見積書を発注している側にとってもFAXの方が便利な場合もあります。案件ごとに複数の業者から見積もりが届きます。その際に、メールなどでデータが来ても、どれがどれだかわからなくなり結局印刷して、案件に応じてファイルごとにまとめているといった業務をしているところもあります。
つまりFAXでそのまま手書きのものを送り、それをそのまま管理していた方が楽なのです。もしこれがメール添付のデータになると、手書きの見積もりをエクセルファイルなどに入力し、それをメール添付します。受け取った側も、添付されたファイルを印刷してアナログのファイルにまとめます。IT化した方が業務が遅くなるのがわかると思います。
■日時の連絡
現場で作業する日などが決定した場合、FAXでやり取りをします。電話だけで連絡した際に、お互いに勘違いをしていることもありますので、このように書面で残すことにしています。このような連絡はメールで行うところもありますが、他の連絡をFAXで行なっているため統一してFAXを使用しているところが多い印象です。
日付や現場の住所なども一緒に記載されているため、現場まで車で持参している職人が多いです。メールなどで日時の連絡が来るよりも、このように書面で所持している方が便利です。
建設業界のIT化の遅れ
建設業界は特にIT化が遅れていると言われていますが、以上のFAXを使用している例で見たように中途半端なIT化は逆に業務効率が悪くなります。そのためIT化が遅れているというより、業務が効率化しないためIT化を導入してこなかったとも言えます。
メールを使用したり、エクセルを使用することは、実はアナログ作業が増えるということです。手書きのものをデータ化するためにメール、エクセルに文字を打つことは非常に手間です。FAXではこれらの作業が一切不要です。
そこで、建設業界の業務に則したIT化というものが進んできています。
ICT化への移行が進んできている
ITはコンピュータ関連の技術の総称です。ICTというのは情報伝達技術のことを言い、建設業界ではこのICT技術の導入が進んできています。
ICT(Information and Communication Technology)は、SNSやチャットツールなどを含み、IT技術を利用した情報伝達を目的とした技術を言います。電子カルテやオンライン授業などもこれに含まれます。
■ICT技術の例：施工管理アプリ
建設業界の業務にはこのICT技術が非常に有効であり、業務効率化のために導入が急速に広まっています。いままでFAXを用いていたメリットよりも、こちらの方が早く業務が進行します。
施工管理アプリが分かりやすい例になります。これは工事案件ごとに複数の業者が情報を一度に共有できるものです。例えば図面では、このアプリにその図面を格納すれば、どの案件のどの図面かが一目でわかるようになります。見積書も手書きのものを写真を撮って、それをそのアプリにアップするだけで良いです。施工日程についても、スケジュールの共有、突然の変更もチャットで行うことができます。
このようにFAXで行っていたメリットに加え、FAX番号をいちいち入力してという作業が不必要になります。これからはICT化が積極的に進み劇的に業務が効率化することが予想されます。しかし導入にはコストもかかるため普及はまだ緩やかなようです。
